Butlers ‘ontzorgt’ in productieproces
Hoe hou je overzicht en (financiële) controle over een productieproces, waarbij tal van mensen nauw moeten samenwerken, vaak op flinke afstand van elkaar? Een zeer herkenbaar probleem in de mediabranche, waarvoor EMG een passende oplossing heeft bedacht: Butlers.
Het systeem is in feite een doorontwikkeling van het United Anywhere concept, dat in februari 2019 werd gepresenteerd tijdens de zogeheten Innovation Days, vertelt Guido van de Walle, manager Post Production bij EMG. “We hadden toen standjes waar we klanten meenamen langs de hele workflow. Het uitgangspunt was: waar de spullen staan en waar je werkt, is niet meer met elkaar verbonden; dat kan overal en nergens zijn. De feedback die we destijds al kregen: hoe hou je controle over al die samenwerkende productiemensen?”
Want zeker als je in een remote omgeving bent, is het een flinke uitdaging om overzicht te bewaren en iedereen betrokken en geïnformeerd te houden. Van de Walle: “In zo’n productieproces ontstaat een enorme hoeveelheid vragen. Onder elkaar aan de klantkant en naar EMG toe, maar bij ons natuurlijk onderling ook. Daarbij is er een grote variatie aan communicatiekanalen: telefoon, mail, app. Wij hebben nu een platform ontwikkeld waar alle informatie bij elkaar is gebracht. Degenen die bij een productie betrokken zijn, krijgen een specifieke inlog en alleen die informatie die voor hen van belang is; gepersonaliseerd dus en afhankelijk van de functie die je bekleedt. Omdat de gebruikers ook zelf informatie toevoegen, organiseert het systeem zich in feite vanzelf. Het is schaalbaar, sustainable en alles is toegankelijk via elk device, van laptop tot telefoon.”
Transparanter
“Aanvankelijk was het idee om aan iedere productiefunctie een assistent te koppelen, genoemd naar een bekende tv- of film-butler zoals Alfred, Lurch of Niles”, vervolgt Van de Walle. “Maar om dat in de markt te zetten met al die verschillende namen, is lastig. Daarom is het gewoon Butlers geworden. Ze nemen je mee in het productieproces, van eerste draaidag tot uitzending, en ontzorgen je door alles makkelijker en transparanter te maken. Alleen aan de klantkant al praat je snel over meer dan tien mensen, van (eind)redacteur tot producer, die aan één programma werken en bij de facilitair leverancier is dat niet veel anders.”
Van de Walle geeft een demo naar aanleiding van een zogeheten Pre-Production Meeting bij EMG. Het voorbeeld betreft elf afleveringen van 65 minuten van een grote productie, waarbij tot in detail de status wordt gevolgd van bijvoorbeeld draaidagen, ingest, storage, spot & log, pre-edit, viewing copy, final edit, audiomix, colorgrade et cetera. In dit geval is de Butlers-inlog gegeven aan de productieleider (PL), die nog drie andere programma’s onder zijn hoede heeft die hij ook haarscherp in de gaten kan houden.
“Met Butlers heb je geen
misverstanden of discussies
meer over montage-uren
en zoekgeraakte files”
“Als je bijvoorbeeld op 90% van de storagecapaciteit zit of er is een upload gedaan, dan krijg je een notificatie”, aldus Van de Walle. “Elke stap van de workflow zit in het systeem en kun je volgen. Herkenbaar is natuurlijk dat op het laatste moment nog een foto of een muziekje aan een montage moet worden toegevoegd, met veel gedoe via de mail of telefoon tot gevolg; zowel voor de klant als voor ons soms frustrerend. (Lachend) En hoe vaak ik op mijn knieën heb gezeten in ons Media Center omdat de klant ervan overtuigd was dat zijn schijven bij ons lagen… Met Butlers heb je geen misverstanden of discussies meer over montage-uren en zoekgeraakte files.”
Lancering
Op 11 oktober vindt de officiële lancering van het systeem plaats, met een (deels online) evenement. Registreren daarvoor is hier mogelijk. Van de Walle: “Er is een plenair deel en via break-out sessies online gaan we de diepte in. Meer dan honderd mensen van onze postproductieafdeling maken inmiddels al gebruik van Butlers en straks tijdens de release hebben we ook onze camera- en geluidsmensen aan boord. Dan is ook de nieuwe homepage klaar, inclusief zoek- en filterfunctie. Zo kun je voor elke productie in één oogopslag de status van bijvoorbeeld alle ENG- of postproductiedagen zien, of alleen voor de editing en colorgrading. Als Client Media Manager met je eigen inlog weet je meteen wie wanneer draait of de audionabewerking doet en of actie moet worden ondernomen als een file te laat is of niet klopt.”
“Alle stappen worden gezet in data, je hebt nooit meer gegevensverlies. En iedereen werkt met dezelfde planning. Geen verschillende versies meer via de mail, maar altijd up to date dankzij automatisch doorgevoerde wijzigingen. Natuurlijk zijn er ook uitdagingen. Hoe houden we bijvoorbeeld goed contact met de klant? We zitten in een traditionele omgeving, breng die maar eens over naar een heel nieuw systeem. Maar ik denk dat met name degene die de geldkist beheert hier erg blij van wordt. Met Butlers wordt voorkomen dat je aan het eind van het productieproces nog eens financieel om de oren wordt geslagen met iets dat in het begin fout is gegaan.”
“En als je klant wordt bij EMG, krijg je dit systeem er gratis bij”, besluit Van de Walle. “Volgens mij is het uniek, ik heb het in ieder geval nog nergens anders ter wereld gezien. Binnen de EMG-groep vinden ze Butlers natuurlijk ook razend interessant. Naarmate het aantal gebruikers toeneemt, wordt de relevantie alleen maar groter.”
Bron: BM
Foto’s: Patrick Loosman
